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Logiciels bureautiques


Formation : "Maîtriser Outlook"

  Communiquer, s'organiser et partager des informations efficacement

Outil d'organisation et de communication, Outlook contribue fortement à notre efficacité individuelle et collective. Pourtant, ce logiciel est souvent mal exploité. En effet, Outlook recèle de fonctionnalités très utiles et souvent méconnues : gestion automatique des messages, agenda, contacts, tâches, dossiers publics…

Cette formation vous permettra d'acquérir la maîtrise de ces outils.

Objectifs 

 

Renforcer son efficacité personnelle et collective.   
Mieux s'organiser et mieux communiquer au quotidien. 

Pour :

  • Organiser et automatiser la gestion de ses messages.
  • Maîtriser l'envoi et la réception des pièces jointes.
  • Gérer son agenda, ses contacts.
  • Partager des ressources collectives.
Pour qui ?  

 

Toute personne souhaitant maîtriser les fonctions avancées d'Outlook.
Il est nécessaire d'être initié à l'utilisation d'un micro-ordinateur et d'avoir une première pratique de la messagerie électronique.

Cette formation a lieu en version 2007 (accessible 2003).
N'hésitez pas à vous renseigner avant votre inscription.

Programme  
 

1 Personnaliser Outlook

  • Paramétrer les options de sa messagerie et du calendrier.
  • Personnaliser l'affichage des différents modules : tris, regroupements, sélecteur de champs.
  • Gérer ses favoris.

2 Gérer ses messages, organiser le classement et l'archivage

  • Trier et filtrer ses messages.
  • Créer des modèles de messages réutilisables.
  • Collecter rapidement une information : les boutons de vote.
  • Gérer ses mails pendant son absence.
  • Filtrer automatiquement le courrier indésirable (Spam).
  • Nettoyer sa boîte à lettres.
  • Organiser le classement de ses mails dans des fichiers de données Outlook.
  • Créer des règles pour automatiser le classement.
  • Paramétrer l'archivage automatique

3 Maîtriser la gestion des pièces jointes et des liens

  • Identifier les principaux formats.
  • Compresser pour optimiser l'envoi de fichiers lourds (zip).
  • Protéger ses fichiers joints : la solution Acrobat (pdf).
  • Adresser des liens hypertextes.
  • Réviser en ligne un document : le suivi des modifications.

4 Gérer son carnet d'adresses

  • Créer ses propres contacts et listes de distribution.
  • Regrouper ses contacts par catégorie.
  • Échanger des cartes de visite.
  • Importer et exporter un groupe de contacts.
  • Opérer un publipostage de ses contacts.

5 Planifier et organiser ses activités

  • Créer des rendez-vous et événements ponctuels.
  • Planifier des éléments périodiques.
  • Transformer un mail en tâche ou en rendez-vous.
  • Organiser et suivre ses tâches.
  • Intégrer des rappels automatiques.
  • Se créer des "pense-bêtes" : les notes.

6 Organiser le travail collaboratif

  • Partager des agendas, des contacts.
  • Définir les autorisations d'accès.
  • Organiser des réunions : inviter les participants, gérer les modifications, les annulations.
  • Utiliser un agenda de groupe.
  • Déléguer et suivre des tâches.
  • Créer un dossier de partage : les dossiers publics.
  • Mettre à disposition des ressources communes.

 

Les plus  
 

Tour d'horizon complet permettant de maîtriser les fonctions avancées d'Outlook.
Des outils concrets d'organisation et de partage d'informations pour s'entraîner.

Le formateur donne des conseils sur les bonnes pratiques de la messagerie : un complément utile aux apports techniques.


 

 

 

 

Formation réalisable
dans votre entreprise



Durée : 1 jour

(1 jour : 7 heures)

Prix : 420 €



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