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Renforcer son efficacité professionnelle


Formation : "Gagner du temps et s'organiser avec Outlook"

La méthode pour optimiser votre organisation

Outlook est l'outil central pour organiser et gérer votre temps. Cependant, connaître les fonctionnalités de ce logiciel n'est pas suffisant. Pour être efficace, il est utile d'adapter Outlook à son mode de fonctionnement et d'acquérir de bons réflexes.
Grâce à cette journée, vous mettrez en œuvre dans Outlook une organisation simple et efficace, vous ferez face avec efficacité aux nombreux mails quotidiens, vous gagnerez du temps et vous vous libérerez l'esprit.

Cette formation est un complément idéal à une formation sur la gestion du temps

Objectifs 

 
  • Personnaliser Outlook .
  • Gérer un volume important de mails.
  • Organiser son temps, prioriser ses activités et renforcer le travail collaboratif.
  • Mettre en place un système d'informations efficace.  
Pour qui ?  
 

Cadre ou toute personne souhaitant mettre à profit Outlook pour optimiser la gestion de son temps.

Programme  
   

1  Personnaliser Outlook pour l'adapter à son mode de fonctionnement

  • Comprendre la logique des différents modules et leur interactivité : courrier, calendrier, tâches, notes, …  
  • Personnaliser l'affichage des différents modules.  
  • Exploiter les raccourcis clavier. 

2   Traiter un volume important de mails, organiser le classement et l'archivage

  • Hiérarchiser et catégoriser l'information en fonction de ses rôles et objectifs professionnels (distinguer dossiers d'actions et dossiers de classement).  
  • Organiser les lieux de stockage en prenant en compte ses contraintes et celles de l'entreprise : fichiers de données Outlook (.pst), dossiers Windows, Archivage.  
  • Découvrir et utiliser la méthode CAP pour purger sa boîte à lettres.  
  • Filtrer et classer automatiquement vos mails.  
  • Paramétrer l'archivage automatique. 
     

3   Organiser son temps, prioriser ses tâches et renforcer le travail collaboratif.

  • Estimer le temps nécessaire à une activité et la planifier.  
  • Définir des échéances et mettre en place des rappels.  
  • Organiser ses tâches par contexte ou nature d'activité.  
  • Gérer ses priorités.  
  • Transférer ses tâches dans l'agenda.  
  • Déléguer une tâche et la suivre.  
  • Optimiser le travail collaboratif : le partage de calendriers.  
  • Faciliter l'envoi collectif de mails, tâches ou rendez-vous : les listes de distribution.  
  • Collecter rapidement une information : les boutons de vote.  

 

Inclus modules papier :  

  • Rédiger un e-mail efficace  
  • Les 12 principes de la gestion du temps  
  • Faire le diagnostic de sa gestion du temps 
Les plus  
 

Transposer et mettre en œuvre dans Outlook les principes d'une gestion efficace de son temps.

Renforcer son efficacité, individuelle et collective, en exploitant au mieux les fonctionnalités avancées d'Outlook.


 

 

 

 

Formation réalisable
dans votre entreprise




Durée : 1 jour

(1 jour : 7 heures)

Prix : 520 €



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